Datenschutzerklärung
1. Allgemeine Hinweise
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten durch die Heinrich-Albertz-Schule bzw. den Trägerverein Heinrich-Albertz-Schule e. V. verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welchen Rechtsgrundlagen die Verarbeitung beruht und welche Rechte betroffene Personen haben.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Schülerdaten, Leistungsdaten, Gesundheitsdaten oder Kommunikationsdaten.
Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für Schülerinnen und Schüler, Sorgeberechtigte, Erziehungsberechtigte, Mitarbeitende, Bewerberinnen und Bewerber, Besucherinnen und Besucher, Kommunikationspartner sowie Nutzerinnen und Nutzer unserer Internetangebote.
2. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Trägerverein Heinrich-Albertz-Schule e. V.
für die Heinrich-Albertz-Schule
Watenstedter Straße 26
38239 Salzgitter
Telefon Sekretariat: +49 (0)5341 1889-205
E-Mail: sekretariat@evgs-portal.de
Öffnungszeiten Sekretariat:
Montag: 8:00–12:00 Uhr
Mittwoch: 8:00–12:00 Uhr
Freitag: 9:00–14:00 Uhr
Anfragen richten Sie bitte bevorzugt per E-Mail an:
sekretariat@evgs-portal.de
Schulleitung: Matthias Rehse
Telefon: +49 (0)5341 1889-852
3. Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten:
Matthias Rehse
Watenstedter Straße 26
38239 Salzgitter
Datenschutzanfragen können auch an sekretariat@evgs-portal.de gerichtet werden. Sie werden intern an die zuständige Stelle weitergeleitet.
Hinweis zur Veröffentlichung: Die Kontaktdaten der oder des Datenschutzbeauftragten sollten ergänzt werden, sofern eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist. Für Schulen ist dies besonders sorgfältig zu prüfen; das niedersächsische Bildungsportal weist für öffentliche Schulen auf die Pflicht zur Bestellung und Veröffentlichung der Kontaktdaten hin.
4. Auftragsverarbeitung und technische Dienstleister
Soweit personenbezogene Daten durch externe Dienstleister in unserem Auftrag verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten nur nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen.
Als Auftragsverarbeiter sind eingesetzt:
IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur
Tel: +49 (0) 721 170 5522
E-Mail: info@ionos.de
Gero Bressel
Winkel 1
31167 Bockenem
Tel: +49 (5067) 24 90 899
E-Mail: info@pikos.de
Der Auftragsverarbeiter kann insbesondere im Rahmen technischer Betreuung, IT-Wartung, Systemadministration, Hosting, Datensicherung oder sonstiger technischer Dienstleistungen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist.
Für Auftragsverarbeitung an Schulen ist nach den Hinweisen des niedersächsischen Bildungsportals ein Vertrag zwischen Schule und Auftragsverarbeiter erforderlich; außerdem bleibt die Schule bzw. der Verantwortliche weiterhin für die Verarbeitung verantwortlich.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten je nach Anlass und Erforderlichkeit insbesondere folgende Datenkategorien:
Schülerstammdaten, zum Beispiel Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Klasse, Schulnummer, Eintritts- und Austrittsdatum.
Daten der Sorgeberechtigten und Erziehungsberechtigten, zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Sorgerechtsstatus, Notfallkontakte.
Schul- und Leistungsdaten, zum Beispiel Klassen- und Kurszugehörigkeit, Lernentwicklungsberichte, Zeugnisse, Noten, Förderbedarf, Fehlzeiten, Entschuldigungen, Teilnahme an schulischen Angeboten, pädagogische Dokumentationen.
Gesundheits- und Notfalldaten, soweit erforderlich, zum Beispiel Allergien, chronische Erkrankungen, Medikationshinweise, Angaben für Erste-Hilfe- oder Notfallsituationen, ärztliche Bescheinigungen, Nachweise für Nachteilsausgleich oder besondere Unterstützungsbedarfe.
Kommunikationsdaten, zum Beispiel Schriftverkehr, E-Mails, Telefonnotizen, Gesprächsvermerke, Anfragen, Beschwerden oder Einwilligungserklärungen.
Vertrags-, Verwaltungs- und Zahlungsdaten, zum Beispiel Daten zum Schulvertrag, Beiträgen, Spenden, Förderverein, Zahlungsabwicklung, Rechnungsdaten oder Bankverbindungen, soweit diese erforderlich sind.
Bild-, Ton- und Videoaufnahmen, soweit diese im Rahmen schulischer Dokumentation, Veranstaltungen oder Öffentlichkeitsarbeit rechtmäßig erstellt und verarbeitet werden.
Technische Daten bei Nutzung unserer Internetangebote, zum Beispiel IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und Server-Logdaten.
6. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
zur Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Schulverhältnisses bzw. Schulvertrags;
zur Erfüllung des Bildungs-, Erziehungs-, Betreuungs- und Förderauftrags;
zur Organisation des Schulbetriebs, der Klassen, Kurse, Ganztagsangebote, Arbeitsgemeinschaften, Ausflüge, Veranstaltungen und schulischen Abläufe;
zur Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern, Sorgeberechtigten, Mitarbeitenden, Behörden, Dienstleistern und sonstigen Beteiligten;
zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Nachweis-, Auskunfts-, Melde- und Aufbewahrungspflichten;
zur Wahrnehmung von Fürsorge-, Schutz- und Aufsichtspflichten;
zur Durchführung von Fördermaßnahmen, Nachteilsausgleichen, sonderpädagogischer Unterstützung und individueller Lernbegleitung;
zur Abwicklung von Beiträgen, Zahlungen, Spenden, Mitgliedschaften oder sonstigen Verwaltungsprozessen;
zur IT-Sicherheit, technischen Administration und Sicherstellung des störungsfreien Betriebs unserer Systeme;
zur Öffentlichkeitsarbeit, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage oder eine wirksame Einwilligung vorliegt;
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.
7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Verarbeitungsvorgang auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, eines Schulvertrags, Betreuungsvertrags, Mitgliedschaftsverhältnisses oder sonstigen Vertragsverhältnisses erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung schulischer Aufgaben im öffentlichen Interesse oder in Ausübung übertragener öffentlicher Aufgaben erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, zum Beispiel zur IT-Sicherheit, Gebäude- und Organisationssicherheit, internen Verwaltung, Rechtsverfolgung oder Kommunikation, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, zum Beispiel bei bestimmten Foto-, Ton- oder Videoveröffentlichungen.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, insbesondere Gesundheitsdaten, erfolgt dies nur, wenn eine besondere Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt, zum Beispiel eine ausdrückliche Einwilligung, eine gesetzliche Grundlage, Gründe des öffentlichen Interesses, gesundheitliche Vorsorge, Schutz lebenswichtiger Interessen oder schulrechtliche Erforderlichkeit.
Für Schulen in Niedersachsen kann insbesondere § 31 Niedersächsisches Schulgesetz eine schulrechtliche Grundlage für bestimmte Datenverarbeitungen bilden, etwa zur Erfüllung schulischer Aufgaben, zur Förderung, zur Schulpflicht, zur Unfallversicherung oder bei bestimmten Gesundheitsdaten.
8. Foto-, Ton- und Videoaufnahmen
Foto-, Ton- und Videoaufnahmen von Schülerinnen und Schülern werden besonders sensibel behandelt.
Eine Veröffentlichung auf der Internetseite, in sozialen Medien, in Pressemitteilungen, Flyern, Broschüren oder sonstigen öffentlichen Medien erfolgt grundsätzlich nur, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Interne Aufnahmen, die ausschließlich der schulischen Dokumentation, pädagogischen Arbeit oder Organisation dienen, werden nur verarbeitet, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.
9. Digitale Schul-, Lern- und Verwaltungsplattformen
Soweit digitale Schul-, Lern-, Kommunikations- oder Verwaltungsplattformen genutzt werden, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten, zum Beispiel Namen, Benutzerkennungen, Klassen- oder Gruppenzugehörigkeiten, Kommunikationsdaten, Nutzungsdaten, Protokolldaten und Inhalte, die im Rahmen der Nutzung bereitgestellt werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Unterrichts, zur schulischen Organisation, zur Kommunikation, zur Bereitstellung digitaler Lernangebote, zur Administration und zur IT-Sicherheit.
Sofern externe Anbieter eingesetzt werden, erfolgt dies – soweit erforderlich – auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung oder einer sonstigen geeigneten datenschutzrechtlichen Vereinbarung.
10. Kommunikation per E-Mail und Telefon
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für Anschlussfragen.
Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Bitte beachten Sie, dass die Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail Sicherheitsrisiken aufweisen kann. Besonders sensible Informationen sollten nach Möglichkeit auf einem sicheren Kommunikationsweg übermittelt werden.
11. Internetseite und Server-Logdaten
Beim Besuch unserer Internetseite werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, damit die Seite angezeigt, stabil betrieben und vor Angriffen geschützt werden kann.
Hierzu können insbesondere verarbeitet werden:
IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Referrer-URL sowie anfragender Provider.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Internetseite, zur Systemsicherheit, zur Fehleranalyse und zur Missbrauchsvermeidung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Server-Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.
12. Cookies, Analyse-Tools und externe Inhalte
Unsere Internetseite kann technisch notwendige Cookies verwenden, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Nicht notwendige Cookies, Analyse-Tools, Marketingdienste oder externe Inhalte, zum Beispiel Karten, Videos, Social-Media-Plugins oder externe Schriftarten, werden nur eingesetzt, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht, insbesondere eine Einwilligung.
13. Empfänger personenbezogener Daten
Innerhalb der Schule und des Trägervereins erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:
Schulleitung, Lehrkräfte, pädagogische Mitarbeitende, Verwaltung, Ganztags- und Betreuungspersonal;
Trägerverein Heinrich-Albertz-Schule e. V.;
Sorgeberechtigte und Erziehungsberechtigte, soweit dies erforderlich und zulässig ist;
Schulbehörden, Schulaufsicht, zuständige öffentliche Stellen und Behörden, soweit eine gesetzliche Grundlage besteht;
Jugendamt, Gesundheitsamt, Unfallversicherungsträger, Schülerbeförderung oder andere Stellen, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgesehen ist;
IT-Dienstleister, Hostinganbieter, Wartungsdienstleister und sonstige Auftragsverarbeiter;
Banken, Zahlungsdienstleister, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Versicherungen, soweit dies für Verwaltung, Abrechnung oder Rechtsangelegenheiten erforderlich ist;
Presse oder Öffentlichkeit nur, soweit eine rechtliche Grundlage oder Einwilligung besteht.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt, erforderlich oder durch eine Einwilligung gedeckt ist.
14. Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, dies ist für einen bestimmten Dienst erforderlich und rechtlich zulässig.
Sofern Dienstleister mit Drittlandbezug eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung nur unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien oder einer ausdrücklichen Einwilligung.
15. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Schüler-, Leistungs-, Verwaltungs- und Vertragsdaten werden nach Maßgabe der einschlägigen schulrechtlichen, vereinsrechtlichen, steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden grundsätzlich gelöscht, wenn die Einwilligung widerrufen wird und keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung besteht.
Kommunikationsdaten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.
Server-Logdaten werden nach Ablauf der festgelegten Speicherfrist gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.
16. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für die Aufnahme, Durchführung und Verwaltung des Schulverhältnisses erforderlich. Ohne diese Daten können schulische Leistungen, Betreuung, Verwaltung, Kommunikation oder gesetzliche Pflichten möglicherweise nicht ordnungsgemäß erfüllt werden.
Soweit die Bereitstellung freiwillig ist, weisen wir gesondert darauf hin. Dies betrifft insbesondere Einwilligungen, zum Beispiel für bestimmte Veröffentlichungen von Fotos oder Videos.
17. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
18. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO;
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO;
Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO;
Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.
Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit stellt die Betroffenenrechte nach der DSGVO ebenfalls zusammenfassend dar.
19. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Für Niedersachsen ist grundsätzlich zuständig:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Die LfD Niedersachsen stellt auch ein Online-Beschwerdeformular bereit.
20. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, Datensicherung, Vertraulichkeitsverpflichtungen und geeignete technische Schutzmaßnahmen.
21. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich rechtliche Anforderungen, schulische Abläufe, technische Systeme oder eingesetzte Dienstleister ändern. Es gilt jeweils die aktuelle Fassung.